Wyzwanie

Girl Scouts of Japan jest organizacją krajową składającą się z 47 chorągwi i około 40 000 członkiń. Należy do Światowego Stowarzyszenia Przewodniczek i Skautek, które jest największym ruchem wolontariackim poświęconym dziewczynkom i młodym kobietom. Organizacja ta pomaga dziewczynkom i młodym kobietom oraz inspiruje je, by przez nieformalną naukę realizowały swój pełny potencjał.

Girl Scouts of Japan, jako organizacja ogólnokrajowa, miała problemy z utrzymaniem jasnej komunikacji między członkiniami. Należy do niej wiele grup i osób w różnym wieku, dlatego potrzebny był wydajny i bezpieczny system, by wszystkie grupy miały dostęp do jednakowych informacji, ale by zapewniona była też ochrona danych nieletnich. Organizacja pełni rolę nadrzędną w stosunku do lokalnych chorągwi i przechowuje pliki z danymi osobowymi dziewczynek i młodych kobiet z każdej drużyny, a także dane przewodzących im dorosłych. Terenem działań organizacji jest cała Japonia, dlatego monitorowanie i ocena efektywności tych działań jest bardzo ważna. Drużynowe i chorągwie przesyłają do Girl Scouts of Japan sprawozdania o frekwencji na zbiórkach oraz o częstotliwości wydarzeń, a także inne dane, które przyczyniają się do możliwie najlepszego zorganizowania pracy. Organizacja dysponowała ograniczonymi środkami, dlatego potrzebowała rozwiązania, które jest łatwe we wdrożeniu w całym kraju, w wielu różnych chorągwiach.

Historia

Mottem organizacji Girl Scouts of Japan jest odważne próbowanie nowych rzeczy. Dlatego też wdrożyła ona pakiet usług Google dla Organizacji Non-Profit, żeby poprawić efektywność w wielu lokalnych jednostkach terenowych i grupach. Najpierw organizacja zaczęła używać Google Workspace do znormalizowania operacji biznesowych w jednostkach lokalnych. Organizacja udostępnia członkiniom programy e-learningowe na swojej stronie, korzystając z Formularzy Google. Takie programy pozwoliły większej liczbie skautek zdobyć wiedzę o swojej organizacji oraz umiejętności potrzebne do przewodzenia grupie. Program żeńskiego skautingu istnieje od ponad 100 lat, ale organizacja Girl Scouts of Japan zmodernizowała swoje działania, korzystając z testów w Formularzach Google, aby pomóc dziewczynkom i młodym kobietom poszerzyć wiedzę i zdobyć nowe umiejętności oraz odznaki wydawane przez lokalne jednostki terenowe w całym kraju.

Pracownicy Girl Scouts of Japan mają różny poziom wiedzy technicznej, dlatego usługi takie jak Formularze i Arkusze ułatwiają im wymianę informacji i uzyskiwanie statystyk bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych. Girl Scouts of Japan to organizacja nadrzędna w stosunku do lokalnych jednostek terenowych. Google Workspace pomaga jej udostępniać dokumenty tylko tym użytkownikom w lokalnych oddziałach, którzy powinni mieć do nich dostęp. Podnosi to poziom bezpieczeństwa informacji. Dane można teraz udostępniać między jednostkami, więc każda drużyna może dzielić się swoimi sprawdzonymi metodami czy pomysłami na zbiórki i działania integracyjne. Dzięki Gmailowi wcześniejsze obawy o spam, złośliwe oprogramowanie i inne problemy związane z bezpieczeństwem zostały zminimalizowane przez stosowanie ustawień prywatności Google. Poprzez Witryny Google wiele jednostek terenowych i ich członkiń może korzystać z przydatnych informacji, np. podręczników czy szkoleń dla instruktorek. Dzięki temu możliwe jest aktualizowanie informacji oraz udostępnianie ich w czasie rzeczywistym między jednostkami i poszczególnymi skautkami, w ramach Girl Scouts of Japan.

Usługi Google dla Organizacji Non-Profit pomogły organizacji usprawnić wewnętrzne działania biznesowe, a nawet dotrzeć do większej liczby osób i umożliwić im komunikację. Korzystając z Ad Grants i YouTube organizacja zwiększa obecność w internecie, by pozyskać nowe członkinie i zaprezentować swoje dokonania oraz wydarzenia w każdej z lokalizacji. Filmy YouTube pomagają zilustrować pracę, jaką wykonuje organizacja, by zainspirować dziewczynki i młode kobiety – między innymi przez aktywności integracyjne, wspólne śpiewanie i lokalne obozy letnie.

Aby udostępniać informacje i zwiększyć liczbę uczestników wydarzeń, pracownicy korzystają z Map Google, pomagając osobom, które dopiero są zainteresowane wstąpieniem w szeregi skautek, by łatwo mogły znaleźć wydarzenia odbywające się na terenie całej Japonii. Używają również interfejsów API Map Google dostępnych w programie Earth Outreach, by zobrazować wpływ swoich działań zarówno obecnym, jak i potencjalnym nowym członkiniom. Sprzęgając ze sobą interfejsy API Map Google i YouTube pracownicy organizacji utworzyli wirtualną wycieczkę po pięciu obiektach dla skautek na świecie. To nadaje działaniom organizacji globalnego charakteru i pozwala jej członkiniom czuć się częścią większej, światowej społeczności.

Narzędzia Google dla Organizacji Non-Profit nie tylko pomagają w organizowaniu programów i działań Girl Scouts of Japan, ale umożliwiają również ukazanie ważnej pracy tej organizacji, co inspiruje dziewczynki i młode kobiety.

Rumiko Meguro, pracowniczka zespołu ds. PR i zbierania funduszy w centrali GSJ

Wpływ

Dla dużej organizacji działającej w całym kraju możliwość dostosowywania skali działań jest kluczem do sukcesu. Program e-learningu, do którego opracowania posłużyły odpowiedzi z formularza Google, umożliwił przeszkolenie ponad 7 tys. członkiń z zakresu wiedzy o skautingu oraz umiejętności przydatnych w codziennym życiu. Z finansowego punktu widzenia Google Workspace zapewnia systemy o wyższym poziomie bezpieczeństwa, które można z łatwością wdrożyć w wielu lokalizacjach.

Korzystanie z Google Workspace znacznie przyspieszyło efektywność operacyjną organizacji. Wcześniej tylko część pracowników korzystała w niewielkim stopniu z usług Google. Z tego powodu pracownicy mieli wiele kont e-mail, co mogło stwarzać potencjalne zagrożenie bezpieczeństwa. Gdy organizacja przeszła na Google Workspace, każdy pracownik zaczął używać 1 konta do wszystkich potrzeb i miał do niego dostęp z dowolnego miejsca. Dzięki temu zniknęło niebezpieczeństwo utraty dokumentów danego pracownika, gdyby odszedł z pracy. Google Workspace umożliwia wewnętrzne zarządzanie użytkownikami, dzięki czemu organizacja może szybko aktualizować informacje o pracownikach. Wcześniej pracownik odpowiedzialny za zarządzenie systemami do obsługi informacji i komunikacji o zmianę konta (np. dodanie nowych członkiń lub usunięcie kogoś, kto odszedł na emeryturę) musiał prosić zewnętrznego usługodawcę, korzystając z arkusza kalkulacyjnego. Teraz pracownicy spędzają mniej czasu na zarządzaniu kluczowymi procesami w organizacji i mogą skupić się na dotarciu do większej liczby dziewcząt i młodych kobiet oraz kontynuować pracę w ramach projektów.

Narzędzia Google dla Organizacji Non-Profit zwiększyły widoczność organizacji i jej wysiłków, by wspierać dziewczynki i młode kobiety oraz ich rozwój. Wcześniej wydarzenia organizacji były wymienione na jej stronie. Znajdowały się na długiej liście, którą uczestnicy musieli klikać. Dzięki wykorzystaniu Map Google organizacja umieściła na swojej stronie mapę i aktualizuje na niej informacje o wydarzeniach w czasie rzeczywistym. Każde wydarzenie jest oznaczone kolorem zależnie od miesiąca lub motywu (np. „Dzień skautki”), by zainteresowane osoby szybko mogły odnaleźć to, w którym chcą wziąć udział. Dzięki zintegrowaniu wydarzeń z Mapami Google i wizualnemu wskazaniu ich lokalizacji, organizacji udało się zwiększyć liczbę wyświetleń informacji o wydarzeniach do ponad 18 000, co przekłada się na większą liczbę uczestników. Potencjalne członkinie nie muszą już długo szukać najbliższego spotkania. Mogą w łatwy sposób wyświetlić mapę i zyskać szansę na poznanie nowych koleżanek.

Dzielenie się swoją ważną pracą i pokazanie jej wpływu na dziewczynki i młode kobiety stało się podstawą sukcesu Girl Scouts of Japan. Usługa Ad Grants zwiększyła obecność organizacji w internecie. Po dwóch miesiącach od przystąpienia do programu stronę internetową skautek odwiedzało ponad 3000 użytkowników miesięcznie, co stanowi wzrost o 500%. W przypadku globalnych kampanii, takich jak „Stop the Violence”, organizacja utworzyła reklamy promujące równość płci i zapobieganie przemocy, by zwiększyć świadomość tego problemu wśród Japończyków oraz w japońskich mediach. Na kanale YouTube organizacji znajduje się playlista z filmami, na których skautki w ramach aktywności integracyjnych śpiewają „I'll think of you” Kurta Schneidera. Wiele chorągwi i drużyn dodało swoje filmy – w tej chwili jest ich 43. Służą one jako przykład aktywności skautek i, za pomocą kart i adnotacji, zachęcają potencjalne nowe członkinie do wejścia na stronę organizacji. Niektóre z filmów mają ponad 20 000 wyświetleń, co znaczy, że YouTube z sukcesem pokazuje pracę organizacji i wspiera jej starania w inspirowaniu dziewczynek i młodych kobiet.

Girl Scouts of Japan prowadzą dziesiątki programów – od programów podnoszących samoocenę opracowanych przez Światowe Stowarzyszenie przewodniczek i Skautek oraz firmę Dove po kampanię Stop the Violence mającą na celu zapobieganie przemocy wobec kobiet – a także obozy i wydarzenia w całym kraju. Narzędzia Google dla Organizacji Non-Profit nie tylko pomagają w sprawnym organizowaniu tych programów i działań, ale umożliwiają również ukazanie ważnej pracy tej organizacji, co inspiruje dziewczynki i młode kobiety.